ChatGPT, Microsoft Copilot, Google Gemini nebo Claude dnes používá velká část lidí v kancelářích. Píšou s nimi e-maily, překládají, shrnují dokumenty a hledají chyby v tabulkách. Často na soukromých účtech, bez vědomí vedení a bez jakýchkoli pravidel. Zakazovat to obvykle nefunguje. Lidé AI používají dál, jen o tom nemluví. Lepší cesta je jasně říct, co se smí a co ne.
Proč na tom záleží
Text, který zaměstnanec vloží do AI nástroje, odchází k poskytovateli služby. U bezplatných a osobních účtů ho poskytovatel může podle svých podmínek používat ke zlepšování modelů a uchovávat. Nad soukromým účtem firma navíc nemá kontrolu. Když zaměstnanec odejde, historie konverzací s firemními daty odchází s ním. Firemní tarify velkých poskytovatelů obvykle data k trénování nepoužívají a dávají správci kontrolu nad účty. Podmínky se ale liší a mění, proto je dobré je u vybraného nástroje ověřit.
Co do AI nepatří (bez schváleného firemního nástroje)
- Osobní údaje zákazníků a zaměstnanců: jména s kontakty, rodná čísla, mzdy, zdravotní informace.
- Obchodní tajemství: výkresy, receptury, ceníky a kalkulace, nabídky, smlouvy.
- Data odběratelů, která chráníte podle smlouvy nebo NDA. U dodavatelů automotive to často výslovně zakazují smluvní podmínky a TISAX.
- Hesla, přístupové údaje a konfigurace systémů.
- Interní informace, které by firmě uškodily, kdyby se dostaly ven: finanční výsledky, personální záležitosti, plánované změny.
Co je v pořádku
- Psaní a úpravy obecných textů bez citlivých údajů.
- Překlady veřejných dokumentů a běžné korespondence bez osobních údajů.
- Vysvětlení pojmů, návrhy postupů a vzorce do Excelu na vymyšlených datech.
- Práce s daty ve schváleném firemním nástroji, pokud k tomu má firma pravidla a smlouvu s poskytovatelem.
Jednoduchá pravidla na jednu stránku
Pro menší firmu nepotřebujete složitou směrnici. Stačí jedna stránka, kterou lidé opravdu přečtou:
- Které AI nástroje smíme používat (ideálně firemní účty).
- Co do nich nikdy nevkládáme (seznam výše).
- Výstup AI vždy kontrolujeme. AI se plete a umí si vymýšlet fakta i čísla.
- Za výsledek odpovídá člověk, ne AI.
- Na koho se obrátit, když si nejsem jistý.
A co AI Act?
Evropské nařízení o umělé inteligenci (AI Act) od února 2025 ukládá firmám, které AI používají, řešit AI gramotnost svých lidí (čl. 4). Novela z července 2026 (nařízení EU 2026/1744) tuto povinnost zmírnila. Firma má přijmout přiměřená opatření na podporu AI gramotnosti zaměstnanců, ale nemusí zaručit určitou úroveň znalostí u každého z nich. Pro běžnou firmu, která AI používá jako pomocníka, to v praxi znamená právě pravidla používání a krátké školení. Ostatní povinnosti AI Actu se týkají hlavně vývojářů AI a takzvaných vysoce rizikových použití, například v personalistice nebo ve zdravotnictví.
Shrnutí AI Actu je orientační, ne právní rada.
Jak pomáháme
Připravíme pravidla na míru vaší firmě, vybereme a nastavíme firemní AI nástroje tak, aby data zůstala pod kontrolou, a proškolíme zaměstnance. Půldenní školení pro skupinu do 15 lidí stojí 9 900 Kč, směrnice s nastavením nástrojů od 6 900 Kč a obojí v balíčku 14 900 Kč bez DPH. Víc na stránce AI ve firmě.